Aus der Praxis
Dirk Weber, Gründer und Geschäftsführer
Ich erlebe immer wieder, dass Kliniken viel Zeit in die Suche nach geeigneten Chefarztkandidaten investieren, im eigentlichen Auswahlverfahren aber wertvolle Zeit verlieren. Besonders kritisch wird es, wenn sich eine Klinik frühzeitig auf einen Favoriten konzentriert und die übrigen Kandidaten aus dem Blick verliert.
Während mit dem Wunschkandidaten Gespräche geführt werden, erhalten die Bewerber aus der zweiten Reihe häufig keine Rückmeldung. Das ist nicht professionell und spricht nicht für geordnete Bewerbungsprozesse. Ich denke, jeder Bewerber hat es verdient, in regelmäßigen Abständen auf dem Laufenden gehalten zu werden. In der Rangliste nicht ganz vorne zu stehen, ist verschmerzbar. Keine Rückmeldung zu erhalten, ist es nicht!
Deshalb empfehle ich (wie immer im Leben): Seien Sie offen und ehrlich. Denn ein schlechter Umgang mit Bewerbern spricht sich herum. Eine wertschätzende Kommunikation ist für mich ebenso wichtig wie die fachliche Bewertung. Denn auch der zweitplatzierte Kandidat kann am Ende die beste verfügbare Besetzungsoption sein.
Warum braucht die Auswahl eines Chefarztes ein festes Verfahren?
Die Besetzung einer Chefarztposition ist eine Entscheidung für viele Jahre. Die neue Leitung prägt Leistungsspektrum, Team und Ruf der Abteilung, oft weit über die Laufzeit der ersten Vertragsperiode hinaus. Gleichzeitig ist der Kreis geeigneter Kandidaten klein, und an der Entscheidung wirken viele Stellen mit: Geschäftsführung, Ärztliche Direktion, ein Fachgremium oder eine Berufungskommission, häufig auch der Träger.
Ohne festgelegtes Verfahren entscheidet am Ende leicht der Eindruck aus einem einzelnen Gespräch. Das ist schwer zu begründen und anfällig für Verzögerungen, weil jede Stelle eigene Maßstäbe anlegt. Ein strukturiertes Auswahlverfahren legt deshalb vor dem ersten Gespräch fest, wer beteiligt ist, nach welchen Kriterien bewertet wird und bis wann entschieden werden soll.
Grundlage dafür ist das Anforderungsprofil. Was dort als Muss-Kriterium, Kann-Kriterium und Führungsprofil festgehalten ist, wird im Auswahlverfahren zum Maßstab. Wie ein solches Profil entsteht, beschreibt der Beitrag Anforderungsprofil für einen Chefarzt erstellen.
Wie läuft ein Auswahlverfahren für Chefärzte ab?
Die meisten Verfahren folgen einem ähnlichen Ablauf. Je nach Haus und Trägerstruktur können Stufen zusammenfallen oder eine weitere Runde hinzukommen:
- Vorauswahl: Unterlagen und Vorgespräche werden mit dem Anforderungsprofil abgeglichen; daraus entsteht eine erste Kandidatenliste.
- Erstes Gespräch: Kennenlernen im kleinen Kreis, meist mit Geschäftsführung und Ärztlicher Direktion.
- Zweites Gespräch: vertiefendes Gespräch mit dem Gremium, häufig mit einem Vortrag zum Konzept für die Abteilung.
- Vorstellung im Haus: Besuch der Abteilung, Gespräche mit Team, Pflege und benachbarten Fachabteilungen.
- Referenzen: vertrauliche Auskünfte, mit Einverständnis der Kandidatin oder des Kandidaten.
- Entscheidung und Angebot: Beschluss im Gremium, Vertragsangebot und Verhandlung.
Jede Stufe sollte einen klaren Zweck haben. Eine zusätzliche Gesprächsrunde, die nur aus Unsicherheit eingeschoben wird, verlängert das Verfahren, ohne neue Erkenntnisse zu bringen. Wie dieser Ablauf in einem Mandat von KLINIKER BRÜCKE aussieht, zeigt die Seite Chefarztsuche.
Wie gelingt die Vorauswahl der Kandidaten?
Die Vorauswahl entscheidet, wer überhaupt ins Gespräch kommt. Sie prüft zuerst die Muss-Kriterien: Facharztqualifikation, Erfahrung in den Kernleistungen der Abteilung, Führungserfahrung und die Voraussetzungen für die benötigte Weiterbildungsbefugnis. Wer eines davon nicht erfüllt, sollte auch bei gutem persönlichem Eindruck nicht eingeladen werden.
Danach geht es um Motivation und Rahmenbedingungen: Warum interessiert sich die Person für die Position? Passen Region, Zeitpunkt und Vergütungsvorstellung grundsätzlich? Diese Fragen lassen sich in vertraulichen Vorgesprächen klären, bevor Gremientermine vergeben werden. Nach unserer Erfahrung ist eine kleine, gründlich geprüfte Kandidatenliste wertvoller als eine lange, weil sich das Gremium dann auf echte Alternativen konzentrieren kann.
Viele geeignete Kandidaten bewerben sich nicht von selbst, sondern werden gezielt angesprochen. Warum das so ist, erklärt der Beitrag Headhunter oder Stellenanzeige: Wie erreicht man nicht aktiv suchende Chefärzte?.
Wie sollten die Gesprächsrunden aufgebaut sein?
Gute Gespräche im Auswahlverfahren sind vorbereitet. Vor der ersten Runde wird festgelegt, wer welche Themen übernimmt, welche Fragen alle Kandidaten gestellt bekommen und wie die Antworten bewertet werden. Nur so lassen sich mehrere Kandidaten fair vergleichen.
- Fachliche Fragen beziehen sich auf die Leistungen, die die Abteilung künftig erbringen soll, nicht auf allgemeines Wissen.
- Führungsfragen zielen auf konkrete Situationen: Wie wurde ein Konflikt im Team gelöst, wie ein Oberarzt gehalten, wie ein Budget verantwortet?
- Ein Konzeptvortrag in der zweiten Runde zeigt, wie die Kandidatin oder der Kandidat die Abteilung weiterentwickeln würde.
- Ein Bewertungsbogen mit den Kriterien aus dem Anforderungsprofil hält Eindrücke fest, solange sie frisch sind.
Bewährt hat sich, dass jedes Mitglied des Gremiums zunächst für sich bewertet und erst danach gemeinsam beraten wird. So setzt sich nicht automatisch die Meinung durch, die zuerst oder am lautesten geäußert wird.
Welche Rolle spielt die Vorstellung im Haus?
Die Vorstellung im Haus ist keine Formalie. Für die Klinik zeigt sie, wie eine Kandidatin oder ein Kandidat auf das Team wirkt und mit Pflege, Oberärzten und Nachbarabteilungen ins Gespräch kommt. Für die Kandidaten ist sie oft der Moment, in dem sie entscheiden, ob sie wirklich wechseln wollen.
Erfahrene Chefarztkandidaten prüfen die Klinik ebenso genau wie die Klinik sie. Sie achten auf Ausstattung, Personalsituation, Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und die Perspektive der Abteilung. Ein gut vorbereiteter Besuch mit offenen Gesprächen und klaren Antworten stärkt die Position der Klinik. Welche Faktoren dabei zählen, beschreibt der Beitrag Chefarztposition attraktiv gestalten.
Bei einem Ortswechsel spielt auch das private Umfeld eine Rolle. Ein Hinweis auf Schulen, Wohnsituation oder berufliche Möglichkeiten für Partnerinnen und Partner kann eine Entscheidung erleichtern.
Wann und wie werden Referenzen eingeholt?
Referenzen gehören an das Ende des Verfahrens, wenn nur noch wenige Kandidaten im Rennen sind. Kandidaten in einer festen Position haben ein berechtigtes Interesse daran, dass ihr Wechselwunsch nicht vorzeitig bekannt wird. Referenzen werden deshalb nur mit ihrem ausdrücklichen Einverständnis und bei den Personen eingeholt, die sie selbst benennen.
Aussagekräftig sind gezielte Fragen zu Führung, Zusammenarbeit und Belastbarkeit, die an das Anforderungsprofil anknüpfen. Informelle Erkundigungen im Kollegenkreis ohne Wissen der Kandidaten sind dagegen riskant: Sie gefährden die Vertraulichkeit und liefern oft eher Gerüchte als belastbare Auskünfte.
Nach welchen Kriterien sollte das Gremium entscheiden?
Am Ende steht die Entscheidung im Gremium. Belastbar ist sie, wenn sie sich auf die vorher vereinbarten Kriterien stützt und die Ergebnisse aller Stufen zusammenführt:
Entscheidung nach Eindruck
- Bewertung nach Sympathie im letzten Gespräch
- jedes Mitglied legt eigene Maßstäbe an
- frühe Festlegung auf einen Favoriten
- Referenzen und Vorstellung im Haus bleiben Nebensache
Entscheidung nach Verfahren
- Bewertung entlang der Kriterien aus dem Anforderungsprofil
- gemeinsamer Bewertungsbogen für alle Beteiligten
- Vergleich aller Kandidaten bis zum Schluss
- Ergebnisse aller Stufen fließen in die Entscheidung ein
Sinnvoll ist außerdem, schon vor der Entscheidung eine Reihenfolge festzulegen. Sagt die erstplatzierte Person ab oder scheitern die Vertragsverhandlungen, kann das Gremium dann ohne neue Sitzung auf die nächste Option zugehen.
Wie lange darf ein Auswahlverfahren für Chefärzte dauern?
In günstigen Fällen lassen sich erste geeignete Bewerber nach wenigen Tagen oder Wochen vorstellen. Bis zur Entscheidung vergehen in der Regel mehrere Monate. Den größten Einfluss auf die Dauer haben nicht die Gespräche selbst, sondern die Abstände dazwischen: Termine im Gremium, Abstimmungen mit dem Träger und Rückmeldungen an die Kandidaten.
Ein Zeitplan, in dem alle Gesprächs- und Gremientermine vor dem Start feststehen, verhindert lange Pausen. Nach unserer Erfahrung verlieren Kliniken gute Kandidaten seltener an andere Häuser als an Wartezeiten im eigenen Verfahren. Hinzu kommt die Kündigungsfrist der gewählten Person; warum deshalb ein früher Start wichtig ist, zeigt der Beitrag Chefarztnachfolge: Wann sollte die Suche beginnen?.
Wie kommuniziert man fair mit allen Kandidaten?
Ein Auswahlverfahren betrifft nicht nur die Person, die am Ende ausgewählt wird. Alle Kandidaten haben Zeit investiert, oft vertraulich und neben ihrer laufenden Tätigkeit. Wie eine Klinik mit ihnen umgeht, prägt ihren Ruf im Markt, denn in einem Fachgebiet kennen sich viele Entscheider.
- Nach jeder Stufe eine Rückmeldung geben, auch wenn noch keine Entscheidung gefallen ist.
- Kandidaten in der zweiten Reihe über den Stand informieren, statt sie warten zu lassen.
- Absagen persönlich und mit einer kurzen Begründung aussprechen.
- Vertraulichkeit über das gesamte Verfahren wahren, auch nach einer Absage.
Eine verlässliche Kommunikation hat auch einen praktischen Nutzen: Kandidaten, die fair behandelt wurden, stehen eher zur Verfügung, wenn die erste Wahl absagt oder später eine andere Position zu besetzen ist.
Checkliste: Ist das Auswahlverfahren gut vorbereitet?
- Das Anforderungsprofil ist abgestimmt und dient als Bewertungsmaßstab.
- Gremium, Rollen und Gesprächsthemen sind festgelegt.
- Alle Gesprächs- und Gremientermine stehen vor dem Start fest.
- Ein Bewertungsbogen mit den Kriterien aus dem Profil liegt vor.
- Die Vorstellung im Haus ist mit Team, Pflege und Nachbarabteilungen geplant.
- Referenzen werden erst am Ende und nur mit Einverständnis eingeholt.
- Eine Reihenfolge für den Fall einer Absage ist vereinbart.
- Alle Kandidaten erhalten nach jeder Stufe eine Rückmeldung.
Unsere Einordnung
Was bedeutet das für Kliniken?
Ein gutes Auswahlverfahren ist vor allem eines: vorher festgelegt. Wir raten Kliniken, Kriterien, Beteiligte und Termine zu klären, bevor das erste Gespräch stattfindet, und alle Kandidaten bis zur Entscheidung im Blick zu behalten. Wer zügig entscheidet und fair kommuniziert, gewinnt nicht nur die bessere Besetzung, sondern auch Ansehen im Markt.
Wenn Sie ein Auswahlverfahren vorbereiten oder eine laufende Suche absichern möchten, können Sie gern ein Erstgespräch vereinbaren. Weitere Beiträge zu Zeitplan, Profil und Übergabe finden Sie im Themenbereich Chefarzt-Nachfolge.
Häufige Fragen
Wie viele Kandidaten sollten zu Gesprächen eingeladen werden?
So viele, wie echte Alternativen sind. Entscheidend ist, dass alle eingeladenen Kandidaten die Muss-Kriterien erfüllen und ernsthaftes Interesse haben. Eine kleine, gründlich geprüfte Kandidatenliste ist für das Gremium aussagekräftiger als eine lange.
Sollten Chefarztkandidaten einen Konzeptvortrag halten?
Häufig ja, meist in der zweiten Gesprächsrunde. Ein Vortrag zur Weiterentwicklung der Abteilung zeigt, wie eine Kandidatin oder ein Kandidat denkt und priorisiert. Die Aufgabe sollte klar gestellt und für alle Kandidaten gleich sein.
Wann sollten Referenzen eingeholt werden?
Erst am Ende des Verfahrens, wenn nur noch wenige Kandidaten im Rennen sind, und nur mit deren ausdrücklichem Einverständnis. So bleibt die Vertraulichkeit gegenüber dem bisherigen Arbeitgeber gewahrt.
Was tun, wenn kein Kandidat überzeugt?
Dann lohnt ein Blick zurück auf das Anforderungsprofil und den Suchweg. Häufig ist das Profil zu eng gefasst oder die Suche hat die nicht aktiv suchenden Kandidaten nicht erreicht. Eine bewusste Anpassung ist besser als eine Besetzung aus Zeitdruck.
